Kenangan Manis dibalik Kompleksitas Pengadaan Logistik
Oleh: Rengga A. Gobel
Pagi tadi, jutaan pendukung Inggris, termasuk saya, harus menerima kenyataan pahit ketika langkah Three Lions terhenti di tangan Argentina. Sejak awal perhelatan Piala Dunia memang saya tidak terlalu antusias, atau tidak seantusias menonton Piala Dunia pada edisi-edisi sebelumnya. Euforia tetap ada, tetapi tidak semilitan zaman dulu ketika masih era David Beckham, Paul Scholes, Michael Owen, dkk., yang waktu itu juga dikalahkan Argentina melalui adu penalti.
Di lapangan, sorotan tentu tertuju kepada para pemain: siapa yang gagal memanfaatkan peluang, siapa yang melakukan kesalahan, dan siapa yang layak disalahkan. Namun, setelah peluit panjang berbunyi, tidak sedikit pula yang mulai membahas keputusan wasit, strategi pelatih, hingga detail-detail pertandingan yang sebelumnya luput dari perhatian. Dalam sepak bola, hasil akhir memang hanya berlangsung selama 90 menit, tetapi penilaiannya bisa berlangsung jauh lebih lama.
Pengadaan logistik pemilu pun memiliki kemiripan. Masyarakat hanya melihat kotak suara tiba tepat waktu di TPS. Namun, setelah seluruh proses selesai, akan selalu ada pihak yang “menonton ulang pertandingan” melalui dokumen, prosedur, dan bukti administrasi.
Penonton itu adalah para auditor. Bedanya, jika sepak bola memiliki analis pertandingan, maka dalam pengadaan logistik pemilu peran itu dijalankan oleh auditor. Di sanalah sebuah proses tidak lagi dinilai dari hasil akhirnya semata, melainkan dari bagaimana setiap langkah dijalankan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Sebelum membahas audit, mari kita sisihkan dulu topik itu sejenak. Meminjam ungkapan yang cukup akrab di Gorontalo dan Manado, “torang uru kamari dulu dari atas,” yang berarti “kita pijat dari awal.” Tentu bukan dalam arti harfiah, melainkan bahwa suatu persoalan perlu dirunut sejak awal agar alurnya jelas.
Sebagai bagian dari tim yang melaksanakan proses pengadaan tersebut, ada cerita menarik dan panjang di balik proses pengadaan logistik pemilu yang saya rasa layak untuk dibagikan. Bagi sebagian besar masyarakat, pemilu dimulai ketika mereka datang ke TPS, menerima surat suara, masuk ke bilik, lalu memberikan hak pilihnya. Yang terlihat adalah kotak suara tersusun rapi, bilik suara berdiri di tempatnya, tinta tersedia, dan seluruh perlengkapan seolah telah hadir dengan sendirinya.
PERSIAPAN KONSOLIDASI PENGADAAN LOGISTIK
Jauh sebelum logistik tiba di TPS, ada proses persiapan yang cukup panjang dan harus disiapkan dengan cermat. Dimulai dari:
menghitung kebutuhan secara akurat;
melakukan survei harga sebagai dasar perencanaan anggaran;
menyusun spesifikasi teknis agar barang sesuai standar.
Setelah itu, barulah melaksanakan proses pengadaan sesuai ketentuan, sampai memastikan produksi dan distribusi berjalan tepat waktu. Proses pengadaan dimaksud saya jabarkan sedikit melalui tulisan di bawah ini
VERIFIKASI CALON PENYEDIA
Kegiatan ini diawali dengan pembentukan tim verifikator yang beranggotakan 1 orang PPK Konsolidasi dan 7 orang verifikator.
Proses ini tidak semudah membeli barang di toko elektronik yang tersedia di etalase toko. Etalase katalog ini dimulai dengan memverifikasi calon penyedia Katalog Sektoral Logistik. Proses verifikasi sangat ketat dengan didampingi langsung oleh tim dari LKPP dan tim ahli dari Grafika yang didatangkan oleh KPU RI. Proses verifikasi dimulai dari produk, ketersediaan bahan baku, sampai lokasi produksi atau pabrik yang kami verifikasi. Proses ini memakan waktu berhari-hari, sampai kami yang termasuk dalam tim verifikator dan PPK menjadi “Bang Toyib”, alias tak pulang-pulang ke rumah, karena kami juga dikejar waktu tahapan. Ketika satu proses selesai, kami dipacu untuk langsung lanjut ke proses berikutnya.
Apabila penyedia memenuhi syarat teknis sesuai dengan yang dipersyaratkan, maka akan diberi tempat untuk menaruh produk di etalase sektoral KPU (seperti semacam marketplace toko ijo/oren, tetapi di LPSE).
Selesai sampai di situ? No. Penyedia yang sudah mendapat tempat di etalase tidak serta-merta membuat kita langsung membeli produk mereka.
Dikarenakan jumlah penyedia untuk satu jenis produk tidak hanya satu perusahaan saja, setelah itu masih ada yang namanya mini kompetisi, didalamnya ada proses penawaran dan negosiasi harga dengan memilih harga terbaik dari yang terbaik, best of the best.
PENANDATANGANAN KONTRAK
Setelah terpilih, barulah kami dari tim pengadaan bersama PPK membuat kontrak. Pembuatan kontrak ini dikejar waktu tahapan yang sudah semakin dekat.
Draft kontrak yang telah disusun bukan berarti siap untuk langsung ditandatangani oleh kedua belah pihak. Masih ada satu tahapan yang harus dilalui, yaitu mengajukan draft tersebut kepada Tim Inspektorat KPU untuk mendapatkan asistensi. Pada tahap ini, setiap klausul ditelaah kembali guna memastikan isi kontrak telah sesuai dengan ketentuan sebelum memasuki proses penandatanganan.
Setelah melalui revisi-revisi dan berhasil memperoleh persetujuan, proses pengadaan belum selesai. Masih ada tahapan penandatanganan berita acara approval terhadap dummy produk. sebagai bentuk validasi bahwa contoh produk (sample) beserta spesifikasinya telah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Tahapan ini penting karena menjadi dasar bahwa produk yang akan diproduksi secara massal benar-benar telah memenuhi standar yang disepakati.
Kemudian barulah proses berlanjut ke penandatanganan kontrak. Menariknya, penandatanganan kontrak tidak dilakukan secara terpisah untuk setiap jenis logistik, melainkan dilaksanakan secara serentak bersama seluruh penyedia untuk seluruh produk logistik agar proses produksi dapat dimulai secara bersamaan sesuai jadwal yang telah direncanakan.
PENGADAAN YANG BAIK ADALAH PENGADAAN YANG “MEMBOSANKAN”
Semua kompleksitas persiapan, proses pengadaan, sampai proses berkontrak yang dirangkum di atas sangat memakan effort, baik waktu maupun tenaga.
Ironisnya, ketika seluruh logistik:
tiba tepat waktu;
kualitas barang sesuai spesifikasi;
administrasi tersusun rapi, proses berjalan tanpa sanggahan; dan
pemeriksaan tidak menemukan permasalahan yang berarti,
Pengadaan yang baik hampir tidak pernah menjadi berita. semuanya dianggap sebagai sesuatu yang wajar. Publik tidak banyak memperbincangkannya karena memang begitulah seharusnya sebuah sistem bekerja.
Tak ada pemberitaan, bahkan cenderung membosankan.
Sebaliknya, perhatian baru muncul ketika terjadi kendala. Keterlambatan distribusi, ketidaksesuaian spesifikasi, kekurangan dokumen, atau temuan dalam pemeriksaan sering kali menjadi sorotan.
Padahal, keberhasilan pengadaan justru diukur dari kemampuannya mencegah persoalan-persoalan tersebut sejak awal. Dengan kata lain, semakin baik tata kelola pengadaan, semakin kecil kemungkinan proses itu menjadi bahan pembicaraan.
Jika kembali ke soal sepak bola di awal tulisan yang menganalogikan auditor sebagai penonton, rasanya kami sangat bersyukur atas semua proses melelahkan yang dilakukan selama proses pengadaan. Kenapa? Ya, karena ketika masa-masa audit, baik untuk Pemilu maupun Pilkada, dari semua daftar pengadaan barang/jasa yang diperiksa, justru pengadaan logistiklah yang paling jarang disentil. Ibarat kata, istilahnya kurang sexy, karena memang seluruh proses panjang pengadaan yang melelahkan tersebut telah tertata dan terstruktur dengan sangat baik, serta dilaksanakan secara serentak oleh KPU RI bersama LKPP. Hampir tak ada celah, dan semuanya insyaallah akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam dunia pengadaan, “tidak menjadi berita” sering kali merupakan indikator bahwa pekerjaan telah dijalankan dengan baik. Sebab, tujuan utama pengadaan bukanlah mencari perhatian, melainkan memastikan setiap barang yang dibutuhkan tersedia tepat waktu, sesuai mutu, mematuhi ketentuan yang berlaku, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Ketika semua itu tercapai, masyarakat dapat menggunakan hak pilihnya tanpa terganggu oleh persoalan logistik. mungkin, itulah bentuk keberhasilan yang paling nyata.
dan menjadi kenangan manis bagi kami yang pernah melaluinya.
