OLEH : RENGGA A. GOBEL

(Kepala Sub Bagian Umum dan Logistik Sekretariat KPU Provinsi Gorontalo)

Memori Kelembagaan

Demokrasi bukan hanya menghasilkan pemenang.Ya, istilah itu perlu ditambahkan dengan kalimat: Demokrasi bukan hanya menghasilkan pemenang, tetapi demokrasi juga menghasilkan rekam jejak yang harus dapat dipertanggungjawabkan.

Ketika masyarakat membicarakan demokrasi, yang terbayang biasanya adalah bilik suara, kotak suara, tinta di jari pemilih, atau penghitungan suara. Padahal, jauh setelah TPS ditutup dan hasil pemilu ditetapkan, masih ada jejak yang harus tetap dijaga. Jejak itu bukan lagi berupa surat suara, melainkan dokumen, surat dinas, berita acara, keputusan, laporan, hingga memori kelembagaan penyelenggaraan pemilu.

Memori kelembagaan yang dimaksud di sini bernama arsip. Arsip bukan sekadar tumpukan map, lemari besi, atau gudang dokumen, tetapi juga merupakan bukti kegiatan, sumber informasi, memori organisasi, bahkan alat pertanggungjawaban. Setiap surat keputusan, berita acara, notulen rapat, surat dinas, hingga dokumen pengadaan merupakan bagian dari sejarah kelembagaan.

Tanpa arsip, tidak ada bukti bahwa suatu proses pernah dilakukan.

Peran Vital Arsip dalam Menuntaskan Sengketa

Di hadapan hukum perdata berlaku prinsip bahwa "siapa yang mendalilkan harus membuktikan". Dokumen tertulis yang tersusun rapi tidak dapat diperdebatkan oleh kesaksian yang hanya mengandalkan ingatan manusia, yang dapat memudar seiring waktu. Hal ini menegaskan bahwa bukti administratif dapat mengalahkan argumen lisan.

Dalam konteks pemilu dan Komisi Pemilihan Umum (KPU), administrasi dokumen bukan sekadar formalitas pencatatan, melainkan instrumen pertahanan utama negara dalam menjaga legitimasi demokrasi.

Sering kita lihat dalam kasus sengketa di Mahkamah Konstitusi (MK), kubu pasangan calon yang kalah mengajukan gugatan. Mereka mendalilkan adanya kecurangan yang bersifat Terstruktur, Sistematis, dan Masif (TSM), berupa penggelembungan atau manipulasi jutaan suara di tingkat kabupaten/kota hingga nasional.

Penggugat membawa dalil, argumen, asumsi, kliping berita, atau bukti parsial yang menuding KPU melakukan manipulasi data secara sengaja dalam ruang rekapitulasi data digital. Tanpa dokumen pembanding (counter document) yang valid, KPU dapat dipaksa melakukan Pemungutan Suara Ulang (PSU) secara nasional yang memakan biaya triliunan rupiah dan berpotensi memicu ketidakstabilan politik negara.

Senjata utama KPU di persidangan MK bukanlah pidato retorika, melainkan truk-truk kontainer yang berisi dokumen administrasi fisik asli. Dokumen yang dihadirkan meliputi Formulir C1 Plano asli (lembar hitung besar berhologram dari TPS), Formulir D tingkat kecamatan, serta formulir tingkat kabupaten dan provinsi, lengkap dengan tanda tangan basah para saksi pasangan calon dan pengawas lapangan.

Pada akhirnya, MK memeriksa kesesuaian antara dokumen fisik autentik tersebut dengan data digital yang dipersoalkan. Karena KPU mampu menyajikan dokumen administrasi asli yang tersegel dan tersimpan dengan baik tanpa cacat hukum, MK menolak seluruh permohonan gugatan yang diajukan.

Dokumen administrasi KPU menjadi bukti final yang menunjukkan bahwa perolehan suara sah dan murni, sekaligus menyelamatkan hasil pemilu nasional dari pembatalan hukum.

Tata Naskah Dinas, SRIKANDI, dan Tantangan Mengubah Budaya Kerja Aparatur

Sebuah arsip yang baik selalu diawali oleh tata naskah dinas yang baik. KPU telah mengatur tata naskah dinas melalui Peraturan Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 2 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota yang di dalamnya mengatur jenis naskah dinas, format surat, dan berbagai ketentuan lainnya. Selain itu, implementasi penyusunan naskah dinas kini telah dilakukan melalui media digital.

Hampir semua instansi pemerintah kini bergerak menuju birokrasi digital. Surat yang dahulu berpindah dari meja ke meja dalam bentuk map kini dapat didisposisikan melalui layar komputer atau telepon genggam. Kehadiran Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) menjadi salah satu wujud nyata transformasi tersebut. Namun, pertanyaan pentingnya adalah, apakah digitalisasi secara otomatis membuat tata kelola menjadi lebih baik?

Jawabannya tidak selalu. Tantangan terbesar dalam implementasi SRIKANDI justru sering kali bukan terletak pada teknologinya, melainkan pada kesiapan manusia yang menggunakannya.

Setiap perubahan selalu menimbulkan resistensi, begitu pula yang kami rasakan di satuan kerja pada awal-awal penerapannya. Resistensi bukan selalu berarti menolak perubahan, tetapi sering kali muncul karena rasa tidak nyaman terhadap cara kerja yang baru. Pegawai yang telah bertahun-tahun menggunakan sistem manual membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan sistem elektronik. Mereka masih sering kembali pada pola kerja lama yang telah berlangsung bertahun-tahun, seperti:

·surat dicetak;

·dibawa oleh staf;

·paraf manual; dan

·tanda tangan manual.

Semua itu terasa jauh lebih mudah daripada:

·disposisi elektronik;

·tanda tangan elektronik; dan

·arsip elektronik.

Hal ini pun dirasakan di satuan kerja kami, yakni KPU Provinsi. Keberhasilan implementasi SRIKANDI sangat dipengaruhi oleh kemauan setiap pegawai untuk meninggalkan pola kerja lama. Beberapa kendala yang kami temui, antara lain kemampuan digital pegawai yang tidak seragam. Ada pegawai yang cepat memahami aplikasi baru, tetapi ada pula yang membutuhkan pendampingan lebih lama.

Meskipun implementasi di satuan kerja provinsi telah berjalan dengan baik, kami tetap giat melaksanakan sosialisasi dan bimbingan teknis kepada satuan kerja di tingkat kabupaten/kota.

Mengubah atau membuat sebuah aplikasi jauh lebih mudah daripada mengubah kebiasaan kerja yang telah berlangsung bertahun-tahun.

Konsistensi Lebih Sulit daripada Implementasi

Ketika seluruh proses sosialisasi dan pelatihan telah kami laksanakan di satuan kerja tingkat kabupaten/kota, tugas berikutnya adalah melakukan evaluasi secara berkala. Ada beberapa satuan kerja yang sangat aktif saat pelatihan, tetapi setelah beberapa bulan kembali lagi menggunakan cara-cara lama. Inilah yang kemudian menjadi tugas selanjutnya melalui kegiatan evaluasi, karena sistem yang baru dibangun tidak akan berhasil apabila hanya digunakan saat ada penilaian atau monitoring.

SRIKANDI telah menyediakan sistem yang terintegrasi untuk pengelolaan naskah dinas dan arsip. Tantangan berikutnya adalah memastikan setiap aparatur menggunakannya secara konsisten, memahami nilai yang dibawanya, serta menjadikannya bagian dari budaya kerja sehari-hari.

Peran Pimpinan Sangat Menentukan

Keberhasilan implementasi SRIKANDI tidak hanya ditentukan oleh kesiapan infrastruktur dan kemampuan pegawai, tetapi juga oleh komitmen pimpinan untuk menjadi teladan dan menjadikan aplikasi tersebut sebagai bagian dari budaya kerja sehari-hari.

Bentuk evaluasi yang telah kami terapkan, yakni penyampaian secara berulang kepada operator di kabupaten/kota agar tidak membiasakan memegang akun pimpinan dan mengerjakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab pimpinan secara personal, seperti melakukan paraf elektronik ataupun tanda tangan elektronik (TTE). Apabila pimpinan mengalami kesulitan, silakan dibantu dan ditunjukkan cara menggunakannya. Melalui kebiasaan dan pola yang dilakukan secara berulang, sesuatu yang pada awalnya terasa rumit akan menjadi lebih mudah karena telah terbiasa. dan penggunaan SRIKANDI tidak lagi dipandang sebagai kewajiban administratif semata, melainkan menjadi kebiasaan baru yang melekat dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

Ketika pimpinan menunjukkan komitmen yang konsisten dalam menggunakan SRIKANDI, perubahan budaya kerja akan lebih mudah terbentuk. Arahan, disposisi, persetujuan, hingga pemantauan surat dilakukan melalui sistem yang sama sehingga memberikan contoh nyata bagi seluruh pegawai.

Keteladanan pimpinan akan menumbuhkan kepercayaan bahwa transformasi digital bukan sekadar proyek sesaat, melainkan arah baru tata kelola organisasi.

Demokrasi Membutuhkan Bukti, Bukan Sekadar Ingatan

Dinamika surat-menyurat meningkat tajam pada masa tahapan pemilu dan pemilihan. Setiap tahapan pemilu yang telah dilaksanakan dapat menjadi objek audit, monitoring, evaluasi, pemeriksaan internal, maupun permohonan informasi publik. Dalam kondisi tertentu, dokumen juga menjadi bagian penting dalam penyelesaian sengketa proses maupun sengketa hasil pemilu. Pada setiap proses tersebut, yang dicari bukanlah ingatan individu atau penjelasan lisan, melainkan bukti autentik yang menunjukkan bahwa setiap tindakan telah dilaksanakan sesuai ketentuan.

Di sinilah arsip memainkan peran yang tidak tergantikan. Arsip yang dikelola secara tertib menjadi sumber informasi yang dapat ditelusuri, diverifikasi, dan dipertanggungjawabkan kapan pun dibutuhkan. Sebab, ingatan manusia dapat memudar, dipengaruhi oleh sudut pandang, atau bahkan berbeda antara satu orang dengan yang lain. Sebaliknya, arsip yang autentik, utuh, dan dikelola sesuai kaidah kearsipan mampu menjadi rujukan yang objektif.

Jika mengutip sebuah nasihat yang sangat terkenal dari Imam Syafi'i: "Al-'ilmu shaydun wal-kitābatu qayduhu", yang berarti "Ilmu adalah buruan, dan tulisan adalah ikatannya." Pesan ini mengingatkan bahwa pengetahuan yang tidak dicatat akan mudah hilang bersama waktu. Sebaliknya, ketika dituangkan dalam tulisan, pengetahuan akan tetap terjaga dan dapat diwariskan kepada orang lain. Dalam konteks penyelenggaraan pemilu, semangat tersebut menemukan relevansinya. Setiap kebijakan, keputusan, surat dinas, berita acara, hingga arsip bukan sekadar kumpulan dokumen administratif, melainkan cara organisasi "mengikat" setiap proses yang telah dilaksanakan agar tidak hilang ditelan waktu atau bergantung pada ingatan individu.

Setelah semua tahapan berlalu, yang tersisa dan akan terus berbicara adalah dokumen-dokumen yang merekam setiap keputusan, setiap proses, dan setiap pertanggungjawaban. Oleh karena itu, jejak demokrasi tidak berhenti di TPS, melainkan terus hidup di ruang arsip sebagai memori kelembagaan yang menjaga akuntabilitas dan kepercayaan publik terhadap setiap proses penyelenggaraan pemilu.